Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable de los tratamientos aquí descritos es Staqmind UG (haftungsbeschränkt), Gilgaustraße 36, 51149 Köln, Alemania, representada por Mirko Rossbach, Montassar Zaroui.

No se ha designado un delegado de protección de datos; no se cumplen los requisitos del § 38 BDSG. Dirija sus consultas sobre protección de datos a datenschutz@loomira.ai.

Cuando el asistente de Loomira atiende llamadas por cuenta de nuestros clientes, el responsable del tratamiento es el cliente correspondiente. Tratamos esos datos como encargado del tratamiento conforme al art. 28 RGPD, sobre la base de un contrato de encargo del tratamiento.

2. Qué datos recogemos y por qué

Ponemos a disposición de nuestros clientes un modelo de información de privacidad para quienes llaman: Consulte el modelo

3. Cookies y almacenamiento local

Solo utilizamos cookies estrictamente necesarias (§ 25, apdo. 2, n.º 2 TDDDG). Son imprescindibles para el funcionamiento del sitio web y del portal y no requieren consentimiento:

• i18n_redirectedRecuerda el idioma que ha elegido (alemán, inglés, francés, italiano o español).
• loomira-sessionMantiene abierta su sesión en el portal (sesión cifrada, solo después de iniciar sesión).
• loomira-auth-flowProtege el proceso de inicio de sesión y de registro.
• loomira-csrfProtege los formularios frente a la falsificación de solicitudes entre sitios (CSRF).

Por ello no es necesario un banner de consentimiento de cookies: nuestra analítica web (Plausible, apartado 2) funciona sin cookies y sin rastreo entre sitios, no utilizamos servicios publicitarios, alojamos nosotros mismos nuestras fuentes tipográficas y los contenidos de terceros (vídeos de YouTube) solo se cargan cuando usted mismo hace clic en su botón de reproducción (apartado 2).

Además, el portal guarda localmente en su navegador las preferencias de la interfaz (p. ej., el modo oscuro); estos datos nunca salen de su dispositivo.

4. Encargados del tratamiento y destinatarios

Recurrimos a proveedores de servicios cuidadosamente seleccionados que tratan datos personales por cuenta nuestra y están vinculados contractualmente conforme al art. 28 RGPD. La aplicación y sus datos están alojados en la región de AWS de Fráncfort (eu-central-1). Algunos proveedores también tratan datos fuera de la UE, por ejemplo para la síntesis de voz; la lista de subencargados indica cuáles, dónde y sobre qué base. Las transferencias a terceros países solo se realizan con las garantías del capítulo V del RGPD (decisión de adecuación, como el EU-U.S. Data Privacy Framework, o cláusulas contractuales tipo de la UE conforme al art. 46 RGPD); para los proveedores con matriz estadounidense se aplican cláusulas contractuales tipo de la UE y evaluaciones complementarias (evaluación de impacto de las transferencias).

• Amazon Web Services EMEA SARL — Alojamiento en la nube: capacidad de cómputo (ECS Fargate, EC2), bases de datos (Aurora PostgreSQL), caché, almacenamiento, cifrado (AWS KMS), registro y monitorización (Región eu-central-1 (Fráncfort del Meno, Alemania))
• Google Cloud EMEA Limited — Inferencia de IA mediante Vertex AI: modelo de lenguaje (Gemini) para las respuestas a llamadas y mensajes, y embeddings para la base de conocimiento (Vertex AI: multirregión de la UE (modelo de lenguaje) y región europe-west1, Bélgica (embeddings))
• Soniox, Inc. — Reconocimiento de voz (speech-to-text) para el asistente telefónico con IA (Endpoint de la UE (tratamiento en la UE))
• ElevenLabs, Inc. — Síntesis de voz (text-to-speech) — solo se trata el texto de la respuesta hablada (Endpoint de API global — es posible un tratamiento también fuera de la UE (EE. UU.); está previsto el cambio al endpoint con residencia de datos en la UE)
• Telnyx Ireland Limited — Telefonía: números de teléfono, enrutamiento de llamadas (SIP) (UE (Fráncfort); endpoints de API en la UE)
• Stripe Payments Europe, Ltd. — Procesamiento de pagos y facturación (Dublín, Irlanda (posibles transferencias a EE. UU.))
• Scaleway SAS — Correos electrónicos transaccionales (p. ej., confirmación de la cuenta, facturas) (París, Francia (región fr-par))

La autenticación (Zitadel) y la infraestructura de voz (LiveKit) las gestionamos nosotros mismos en nuestro propio entorno de AWS, en la región eu-central-1 (Fráncfort): no son subencargados del tratamiento independientes.

Nuestro proveedor de analítica web, Plausible (apartado 2), solo trata datos de uso del sitio web y no forma parte de la cadena de subencargados para los datos de las llamadas de los clientes.

Nuestro proveedor de programación de citas, Cal.com (apartado 2), solo trata las reservas de demos y no forma parte de la cadena de subencargados para los datos de las llamadas de los clientes.

Los proveedores de calendario que un cliente conecta por sí mismo a Loomira (Google Calendar, Microsoft 365 / Outlook, Cal.com, Calendly) son servicios que el cliente instruye y utiliza conforme a su propio contrato con el proveedor. Loomira les transfiere los datos de reserva siguiendo las instrucciones del cliente; no son subencargados del tratamiento de Loomira.

Para el canal de WhatsApp, un cliente conecta su propia cuenta de WhatsApp Business y acuerda el uso de la WhatsApp Business Platform directamente con Meta. Meta trata los mensajes por cuenta del cliente sobre la base del contrato de este con Meta; Meta no es un subencargado del tratamiento de Loomira. En este contexto, es posible un tratamiento fuera de la UE.

Publicamos la lista completa y actualizada, con finalidad, ubicación y base para las transferencias a terceros países: Lista de subencargados

5. Integraciones de calendario y hojas de cálculo (Google Calendar, Google Sheets, Microsoft 365 / Outlook)

Si conecta en el portal su Google Calendar, Google Sheets o su calendario de Microsoft 365 / Outlook, concede el acceso a Loomira en la pantalla de consentimiento de Google o de Microsoft (OAuth 2.0); nunca vemos su contraseña. A continuación, el asistente comprueba las horas libres en el calendario que usted haya elegido y reserva citas en él durante las llamadas. Si en la herramienta de reservas permite que quienes llaman cambien su reserva, el asistente también puede mover o cancelar las citas que haya creado el propio Loomira; nunca modifica ni elimina ningún otro evento.

• Qué leemos: la lista de sus calendarios (nombres e identificadores), para que pueda elegir el calendario en el que reservar, y las horas libres/ocupadas del calendario o calendarios seleccionados. El identificador de su calendario principal de Google es la dirección de correo electrónico de su cuenta de Google; la usamos para mostrar qué cuenta está conectada. Los datos de libre/ocupado en sí se usan solo durante la llamada para proponer horas disponibles y no se conservan más allá de la llamada; las horas propuestas figuran en la transcripción de la llamada, como el resto de la conversación. Para mover una de sus propias citas, el asistente obtiene los eventos que se solapan con ella y solo usa su hora de inicio y de fin, para determinar qué horario queda libre; todos los demás detalles, como los títulos, se descartan de inmediato y nunca se conservan, registran ni transmiten. En una cuenta de Microsoft también leemos su perfil básico (nombre, dirección de correo electrónico e identificador de la cuenta) para mostrar qué cuenta está conectada.
• Qué escribimos: un evento por cada cita reservada en el calendario seleccionado, con el nombre de quien llama, su número de teléfono (si se ha transmitido o lo ha indicado durante la llamada) y las notas de la reserva. No añadimos asistentes ni enviamos invitaciones.
• Registro de llamadas en Google Sheets: si conecta Google Sheets, Loomira crea una hoja de cálculo en su Google Drive y añade una fila por cada llamada: fecha y hora, asistente, estado y duración de la llamada, el número de teléfono de quien llama (si se ha transmitido) y el nombre, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la solicitud y las notas que haya registrado el asistente. Loomira solo puede abrir los archivos que ha creado él mismo (permiso «drive.file» de Google) y no ve ningún otro archivo de su Drive. Para mostrar qué cuenta está conectada, leemos la dirección de correo electrónico de su cuenta de Google.
• Los datos del calendario y de la hoja de cálculo se usan exclusivamente para ofrecer estas funciones (reserva de citas, registro de llamadas). Nunca se venden, nunca se usan con fines publicitarios, nunca se usan para evaluar la solvencia ni con fines crediticios, nunca se usan para entrenar modelos de IA y nunca se ceden a terceros para sus propios fines.
• El personal de Loomira no consulta los datos de su calendario ni de su hoja de cálculo, incluidas las horas propuestas tal como figuran en las transcripciones, salvo que (a) usted haya dado su consentimiento expreso y documentado para consultar datos concretos, por ejemplo en una solicitud de soporte, (b) sea necesario por motivos de seguridad, por ejemplo para investigar un abuso o un error, (c) lo exija la ley, o (d) los datos se hayan agregado y anonimizado para operaciones internas.
• Qué conservamos: la dirección de correo electrónico de la cuenta conectada, los identificadores de los calendarios seleccionados, el identificador de la hoja de cálculo creada por Loomira y, de cada cita reservada por Loomira, el identificador del evento, su fecha y hora y el nombre de quien llama, para poder volver a encontrar la reserva. El nombre se elimina en cuanto la cita queda más atrás que su plazo de conservación de los datos de llamadas.
• Los tokens de acceso emitidos por Google o Microsoft se almacenan cifrados (AWS KMS) en la región de AWS eu-central-1 (Fráncfort del Meno) y se eliminan en cuanto desconecta la integración.
• Cómo los protegemos: los datos de usuario de Google se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (AWS KMS), y solo el personal autorizado accede a nuestros sistemas, con permisos por roles y autenticación multifactor (véase la sección 9). El modelo de lenguaje nunca recibe los títulos ni el contenido de sus eventos, solo las horas libres, y cada cambio de cita se comprueba en nuestros servidores y se limita a las citas que creó Loomira, de modo que las instrucciones que diga quien llama no pueden hacer que el asistente lea ni modifique otros eventos.
• Eliminación: cuando desconecta la integración, Loomira elimina de inmediato los tokens de acceso y los datos de la conexión, incluida la dirección de correo electrónico de la cuenta, y revoca su acceso en Google, salvo que otro espacio de trabajo de Loomira siga usando la misma cuenta de Google. Los identificadores de calendario guardados en una herramienta de reservas se eliminan con esa herramienta; los registros de reservas, junto con los datos de su cuenta tras el fin del contrato (sección 6). Puede pedirnos en cualquier momento que eliminemos sus datos a través de los datos de contacto de la sección 1.

El uso por parte de Loomira de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajustan a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Redacción de referencia (en inglés): «Loomira's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.»

Google publica esta política en developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy .

No usamos, conservamos ni transferimos datos de usuario en bruto o derivados recibidos de las API de Google Workspace (Google Calendar, Google Sheets y Drive) para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de IA o de aprendizaje automático generalistas o no personalizados, y no entrenamos ningún modelo de IA con ellos. Nuestros proveedores de modelo de lenguaje y de síntesis de voz solo los tratan para generar la respuesta del asistente durante la llamada y no pueden usarlos para entrenar sus modelos. Su uso se ajusta a la Google User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Redacción de referencia (en inglés): «The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.»

Puede revocar el acceso de Loomira en cualquier momento en el portal (Integraciones → Desconectar) o directamente con su proveedor: Google en myaccount.google.com/permissions , cuentas personales de Microsoft en account.live.com/consent/Manage , cuentas profesionales o educativas de Microsoft en myapps.microsoft.com .

Google y Microsoft son sus propios proveedores: tratan los datos de su calendario y de su hoja de cálculo conforme al contrato que usted tiene con ellos y actúan siguiendo sus instrucciones, dadas a través de su propia cuenta. No son subencargados del tratamiento de Loomira (véase el apartado 4); dónde tratan esos datos, también fuera de la UE, depende de su acuerdo con ellos.

Base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (ejecución del contrato con usted) para la conexión y los tokens. Los datos de reserva y las entradas del registro de llamadas los tratamos por cuenta suya como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) y los transferimos a su proveedor de calendario o de hojas de cálculo siguiendo sus instrucciones.

6. Plazos de conservación

Salvo que se indique otra cosa más arriba, se aplican los siguientes plazos:

• Registros del servidorcomo máximo 30 días
• Consultas de contacto12 meses
• Datos de la cuenta y del contrato30 días después de la finalización del contrato
• Facturas10 años (§ 147 AO)
• Correspondencia comercial6 años (§ 257 HGB)
• Audio de las llamadasno se almacena
• Transcripciones de las llamadasanonimizadas a los 30 días

7. Sus derechos

Usted dispone de los derechos previstos en los arts. 15 a 21 RGPD:

• Acceso a los datos que tenemos almacenados sobre usted (art. 15 RGPD)
• Rectificación de los datos inexactos (art. 16 RGPD)
• Supresión (art. 17 RGPD)
• Limitación del tratamiento (art. 18 RGPD)
• Portabilidad de los datos (art. 20 RGPD)
• Oposición al tratamiento basado en intereses legítimos (art. 21 RGPD)

Puede retirar en cualquier momento el consentimiento que haya otorgado, con efectos para el futuro.

Para ejercer estos derechos, escriba a datenschutz@loomira.ai.

Además, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Autoridad competente respecto de nosotros: Autoridad de Protección de Datos y Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

8. Decisiones automatizadas

No se realiza ninguna elaboración de perfiles en el sentido del art. 4.4 RGPD.

Cuando el asistente acepta o rechaza automáticamente solicitudes de cita por cuenta de un cliente, lo hace para celebrar o ejecutar un contrato entre quien llama y el cliente (art. 22.2.a) RGPD). Se aplican las garantías del art. 22.3 RGPD: quien llama puede solicitar en cualquier momento la intervención de una persona e impugnar la decisión; el cliente sigue siendo accesible por los canales habituales.

9. Seguridad de los datos

Adoptamos medidas técnicas y organizativas conforme al art. 32 RGPD, entre ellas:

• Cifrado del transporte (TLS) en todas las conexiones
• Alojamiento en centros de datos de la UE (región de AWS eu-central-1, Fráncfort del Meno); las excepciones de determinados subencargados figuran en la lista de subencargados
• Cifrado de los datos almacenados (AWS KMS)
• Acceso basado en roles según el principio de necesidad de conocer, con autenticación multifactor
• Hashes con sal en lugar de números de teléfono en texto plano para reconocer a quienes vuelven a llamar
• Minimización de datos: a la síntesis de voz solo llega el texto de la respuesta; el audio de las llamadas no se almacena
• Sin almacenamiento de datos de pago: los datos de la tarjeta los trata exclusivamente Stripe (PCI-DSS)

10. Violaciones de la seguridad de los datos

En caso de violación de la seguridad de los datos personales, la notificamos a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas (art. 33 RGPD) e informamos sin dilación indebida a las personas afectadas cuando exista un alto riesgo (art. 34 RGPD). Cuando actuamos como encargado del tratamiento, informamos sin dilación indebida al cliente responsable del tratamiento (art. 33.2 RGPD).

11. Cambios en esta política

Actualizamos esta política cuando cambia la situación jurídica o nuestros tratamientos. Se aplica la versión publicada aquí; encontrará su fecha en la parte superior de esta página.