Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare dei trattamenti qui descritti è Staqmind UG (haftungsbeschränkt), Gilgaustraße 36, 51149 Köln, Germania, rappresentata da Mirko Rossbach, Montassar Zaroui.

Non è stato designato un responsabile della protezione dei dati; i presupposti del § 38 BDSG non sono soddisfatti. Le richieste in materia di protezione dei dati vanno inviate a datenschutz@loomira.ai.

Quando l’assistente Loomira risponde alle chiamate per conto dei nostri clienti, il titolare del trattamento è il rispettivo cliente. In tal caso trattiamo tali dati in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati.

2. Che cosa raccogliamo e perché

Mettiamo a disposizione dei nostri clienti un modello di informativa privacy per chi chiama: Consulti il modello

3. Cookie e archiviazione locale

Utilizziamo solo cookie strettamente necessari (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG). Sono indispensabili per il funzionamento del sito web e del portale e non richiedono consenso:

• i18n_redirectedMemorizza la lingua scelta (tedesco, inglese, francese, italiano o spagnolo).
• loomira-sessionMantiene attiva la sua sessione nel portale (sessione crittografata, solo dopo l’accesso).
• loomira-auth-flowProtegge la procedura di accesso e di registrazione.
• loomira-csrfProtegge i moduli dalla falsificazione di richieste tra siti (CSRF).

Non è quindi necessario un banner per il consenso ai cookie: la nostra analisi web (Plausible, sezione 2) funziona senza cookie e senza tracciamento tra siti, non utilizziamo servizi pubblicitari, ospitiamo in proprio i nostri font e i contenuti di terzi (video di YouTube) vengono caricati solo quando lei stesso fa clic sul pulsante di riproduzione (sezione 2).

Il portale memorizza inoltre localmente nel suo browser le preferenze dell’interfaccia (ad es. la modalità scura); questi dati non lasciano mai il suo dispositivo.

4. Responsabili del trattamento e destinatari

Ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati che trattano dati personali per nostro conto e sono vincolati contrattualmente ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’applicazione e i suoi dati sono ospitati nella regione AWS di Francoforte (eu-central-1). Alcuni fornitori trattano dati anche al di fuori dell’UE, ad esempio per la sintesi vocale; l’elenco dei sub-responsabili indica quali, dove e su quale base. I trasferimenti verso paesi terzi avvengono soltanto con le garanzie del capo V GDPR (decisione di adeguatezza, come l’EU-US Data Privacy Framework, o clausole contrattuali tipo dell’UE ai sensi dell’art. 46 GDPR); per i fornitori con società madre statunitense sono in vigore clausole contrattuali tipo dell’UE e valutazioni supplementari (valutazione d’impatto sul trasferimento).

• Amazon Web Services EMEA SARL — Hosting cloud: capacità di calcolo (ECS Fargate, EC2), database (Aurora PostgreSQL), cache, archiviazione, crittografia (AWS KMS), logging e monitoraggio (Regione eu-central-1 (Francoforte sul Meno, Germania))
• Google Cloud EMEA Limited — Inferenza AI tramite Vertex AI: modello linguistico (Gemini) per le risposte a chiamate e messaggi, ed embedding per la base di conoscenza (Vertex AI: multiregione UE (modello linguistico) e regione europe-west1, Belgio (embedding))
• Soniox, Inc. — Riconoscimento vocale (speech-to-text) per l’assistente telefonico AI (Endpoint UE (trattamento nell’UE))
• ElevenLabs, Inc. — Sintesi vocale (text-to-speech) — viene trattato soltanto il testo della risposta pronunciata (Endpoint API globale — è possibile un trattamento anche al di fuori dell’UE (USA); è previsto il passaggio all’endpoint con residenza dei dati nell’UE)
• Telnyx Ireland Limited — Telefonia: numeri di telefono, instradamento delle chiamate (SIP) (UE (Francoforte); endpoint API nell’UE)
• Stripe Payments Europe, Ltd. — Elaborazione dei pagamenti e fatturazione (Dublino, Irlanda (possibili trasferimenti verso gli USA))
• Scaleway SAS — E-mail transazionali (ad es. conferma dell’account, fatture) (Parigi, Francia (regione fr-par))

Gestiamo in proprio l’autenticazione (Zitadel) e l’infrastruttura vocale (LiveKit) nel nostro ambiente AWS, nella regione eu-central-1 (Francoforte): non si tratta di sub-responsabili del trattamento autonomi.

Il nostro fornitore di analisi web Plausible (sezione 2) tratta solo dati di utilizzo del sito web e non fa parte della catena di sub-responsabili per i dati delle chiamate dei clienti.

Il nostro fornitore di servizi di pianificazione Cal.com (sezione 2) tratta solo le prenotazioni di demo e non fa parte della catena di sub-responsabili per i dati delle chiamate dei clienti.

I fornitori di calendario che un cliente collega autonomamente a Loomira (Google Calendar, Microsoft 365 / Outlook, Cal.com, Calendly) sono servizi che il cliente istruisce e utilizza in base al proprio contratto con il fornitore. Loomira trasmette loro i dati di prenotazione su istruzione del cliente; non sono sub-responsabili del trattamento di Loomira.

Per il canale WhatsApp, un cliente collega il proprio account WhatsApp Business e concorda l’utilizzo della WhatsApp Business Platform direttamente con Meta. Meta tratta i messaggi per conto del cliente sulla base del contratto di quest’ultimo con Meta; Meta non è un sub-responsabile del trattamento di Loomira. In tale contesto è possibile un trattamento al di fuori dell’UE.

Pubblichiamo l’elenco completo e aggiornato, con finalità, ubicazione e base giuridica per i trasferimenti verso paesi terzi: Elenco dei sub-responsabili

5. Integrazioni con calendario e fogli di calcolo (Google Calendar, Google Sheets, Microsoft 365 / Outlook)

Se collega nel portale il suo Google Calendar, Google Sheets o il suo calendario Microsoft 365 / Outlook, concede l’accesso a Loomira nella schermata di consenso di Google o di Microsoft (OAuth 2.0); la sua password non la vediamo mai. L’assistente verifica poi gli orari liberi nel calendario che ha scelto e vi prenota appuntamenti durante le chiamate. Se nello strumento di prenotazione consente a chi chiama di modificare la propria prenotazione, l’assistente può anche spostare o annullare gli appuntamenti creati da Loomira stesso; non modifica né elimina mai nessun altro evento.

• Cosa leggiamo: l’elenco dei suoi calendari (nomi e identificativi), così che possa scegliere il calendario in cui prenotare, e gli orari liberi/occupati del calendario o dei calendari selezionati. L’identificativo del suo calendario Google principale è l’indirizzo e-mail del suo account Google; lo usiamo per mostrare quale account è collegato. I dati libero/occupato in sé vengono usati solo durante la chiamata per proporre orari disponibili e non vengono conservati oltre la chiamata; gli orari proposti compaiono nella trascrizione della chiamata, come il resto della conversazione. Per spostare uno dei propri appuntamenti, l’assistente recupera gli eventi che vi si sovrappongono e ne usa solo l’ora di inizio e di fine, per stabilire quale orario si libera; tutti gli altri dettagli, come i titoli, vengono scartati subito e non vengono mai conservati, registrati né trasmessi. Per un account Microsoft leggiamo anche il suo profilo di base (nome, indirizzo e-mail e identificativo dell’account) per mostrare quale account è collegato.
• Cosa scriviamo: un evento per ogni appuntamento prenotato nel calendario selezionato, con il nome di chi chiama, il suo numero di telefono (se trasmesso o comunicato durante la chiamata) e le note della prenotazione. Non aggiungiamo partecipanti e non inviamo inviti.
• Registro chiamate in Google Sheets: se collega Google Sheets, Loomira crea un foglio di calcolo nel suo Google Drive e vi aggiunge una riga per ogni chiamata: data e ora, assistente, stato e durata della chiamata, il numero di telefono di chi chiama (se trasmesso) e il nome, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, la richiesta e le note registrati dall’assistente. Loomira può aprire solo i file che ha creato (autorizzazione «drive.file» di Google) e non vede nessun altro file del suo Drive. Per mostrare quale account è collegato, leggiamo l’indirizzo e-mail del suo account Google.
• I dati del calendario e del foglio di calcolo vengono usati esclusivamente per fornire queste funzioni (prenotazione degli appuntamenti, registro chiamate). Non vengono mai venduti, mai usati per pubblicità, mai usati per valutare il merito creditizio o per finalità di credito, mai usati per addestrare modelli AI e mai trasmessi a terzi per finalità proprie.
• Il personale di Loomira non consulta i dati del suo calendario o del suo foglio di calcolo, compresi gli orari proposti così come compaiono nelle trascrizioni, a meno che (a) lei abbia dato il suo consenso esplicito e documentato alla consultazione di dati specifici, per esempio in una richiesta di assistenza, (b) sia necessario per motivi di sicurezza, per esempio per indagare su un abuso o un errore, (c) lo richieda la legge, oppure (d) i dati siano stati aggregati e anonimizzati per le operazioni interne.
• Cosa conserviamo: l’indirizzo e-mail dell’account collegato, gli identificativi dei calendari selezionati, l’identificativo del foglio di calcolo creato da Loomira e, per ogni appuntamento prenotato da Loomira, l’identificativo dell’evento, la data e l’ora e il nome di chi chiama, così da poter ritrovare la prenotazione. Il nome viene eliminato non appena l’appuntamento risale a più tempo fa del suo periodo di conservazione dei dati delle chiamate.
• I token di accesso rilasciati da Google o Microsoft sono archiviati cifrati (AWS KMS) nella regione AWS eu-central-1 (Francoforte sul Meno) e vengono eliminati non appena scollega l’integrazione.
• Come li proteggiamo: i dati utente di Google sono cifrati in transito (TLS) e a riposo (AWS KMS), e ai nostri sistemi accede solo personale autorizzato, con permessi basati sui ruoli e autenticazione a più fattori (si veda la sezione 9). Il modello linguistico non riceve mai i titoli né il contenuto dei suoi eventi, solo gli orari liberi, e ogni modifica di un appuntamento viene verificata sui nostri server ed è limitata agli appuntamenti creati da Loomira: le istruzioni pronunciate da chi chiama non possono quindi indurre l’assistente a leggere o modificare altri eventi.
• Cancellazione: quando scollega l’integrazione, Loomira elimina subito i token di accesso e i dati del collegamento, compreso l’indirizzo e-mail dell’account, e revoca il proprio accesso presso Google, a meno che un altro workspace Loomira usi ancora lo stesso account Google. Gli identificativi dei calendari salvati in uno strumento di prenotazione vengono eliminati con lo strumento; i record delle prenotazioni insieme ai dati del suo account dopo la fine del contratto (sezione 6). Può chiederci in qualsiasi momento di eliminare i suoi dati tramite i recapiti indicati nella sezione 1.

L’uso da parte di Loomira delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro trasferimento a qualsiasi altra applicazione, rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato (Limited Use). Formulazione di riferimento (in inglese): «Loomira's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.»

Google pubblica questa policy all’indirizzo developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy .

Non usiamo, conserviamo né trasferiamo i dati utente grezzi o derivati ricevuti dalle API di Google Workspace (Google Calendar, Google Sheets e Drive) per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di AI o di machine learning generalisti o non personalizzati, e non addestriamo alcun modello di AI con questi dati. I nostri fornitori di modello linguistico e di sintesi vocale li trattano solo per generare la risposta dell’assistente durante la chiamata e non possono usarli per addestrare i propri modelli. Il loro uso rispetta la Google User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato (Limited Use). Formulazione di riferimento (in inglese): «The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.»

Può revocare l’accesso di Loomira in qualsiasi momento nel portale (Integrazioni → Disconnetti) o direttamente presso il suo fornitore: Google su myaccount.google.com/permissions , account Microsoft personali su account.live.com/consent/Manage , account Microsoft aziendali o scolastici su myapps.microsoft.com .

Google e Microsoft sono fornitori suoi: trattano i dati del suo calendario e del suo foglio di calcolo in base al contratto che lei ha con loro e agiscono su sua istruzione, impartita tramite il suo account. Non sono sub-responsabili del trattamento di Loomira (si veda la sezione 4); dove trattano questi dati, anche al di fuori dell’UE, dipende dal suo accordo con loro.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto con lei) per il collegamento e i token. I dati di prenotazione e le voci del registro chiamate li trattiamo per suo conto in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) e li trasmettiamo al suo fornitore di calendario o di fogli di calcolo su sua istruzione.

6. Periodi di conservazione

Salvo diversa indicazione sopra, si applicano i seguenti periodi:

• Log del serveral massimo 30 giorni
• Richieste di contatto12 mesi
• Dati dell’account e del contratto30 giorni dopo la fine del contratto
• Fatture10 anni (§ 147 AO)
• Corrispondenza commerciale6 anni (§ 257 HGB)
• Audio delle chiamatenon conservato
• Trascrizioni delle chiamateanonimizzate dopo 30 giorni

7. I suoi diritti

Lei dispone dei diritti previsti dagli artt. da 15 a 21 GDPR:

• Accesso ai dati memorizzati che la riguardano (art. 15 GDPR)
• Rettifica dei dati inesatti (art. 16 GDPR)
• Cancellazione (art. 17 GDPR)
• Limitazione del trattamento (art. 18 GDPR)
• Portabilità dei dati (art. 20 GDPR)
• Opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR)

Può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, con effetto per il futuro.

Per esercitare questi diritti, scriva a datenschutz@loomira.ai.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati. Autorità competente nei nostri confronti: Autorità per la protezione dei dati e la libertà d’informazione della Renania Settentrionale-Vestfalia (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

8. Processi decisionali automatizzati

Non viene effettuata alcuna profilazione ai sensi dell’art. 4, punto 4), GDPR.

Quando l’assistente accetta o rifiuta automaticamente richieste di appuntamento per conto di un cliente, ciò avviene ai fini della conclusione o dell’esecuzione di un contratto tra chi chiama e il cliente (art. 22, par. 2, lett. a) GDPR). Si applicano le garanzie dell’art. 22, par. 3, GDPR: chi chiama può chiedere in qualsiasi momento l’intervento di una persona e contestare la decisione; il cliente resta raggiungibile tramite i consueti canali.

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui:

• Crittografia del trasporto (TLS) per tutte le connessioni
• Hosting in data center nell’UE (regione AWS eu-central-1, Francoforte sul Meno); le eccezioni relative a singoli sub-responsabili sono indicate nell’elenco dei sub-responsabili
• Crittografia dei dati archiviati (AWS KMS)
• Accesso basato sui ruoli secondo il principio della necessità di sapere, con autenticazione a più fattori
• Hash con salt al posto dei numeri di telefono in chiaro per riconoscere chi richiama
• Minimizzazione dei dati: alla sintesi vocale arriva solo il testo della risposta; l’audio delle chiamate non viene conservato
• Nessuna memorizzazione dei dati di pagamento: i dati della carta sono trattati unicamente da Stripe (PCI-DSS)

10. Violazioni dei dati

In caso di violazione dei dati personali, la notifichiamo all’autorità di controllo competente entro 72 ore (art. 33 GDPR) e informiamo senza ingiustificato ritardo le persone interessate quando sussiste un rischio elevato (art. 34 GDPR). Quando agiamo in qualità di responsabile del trattamento, informiamo senza ingiustificato ritardo il cliente titolare del trattamento (art. 33, par. 2, GDPR).

11. Modifiche alla presente informativa

Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano la situazione giuridica o i nostri trattamenti. Si applica la versione pubblicata qui; la sua data è indicata in cima a questa pagina.