Condizioni generali di contratto

Riepilogo in italiano

• Loomira è un SaaS B2B: un assistente AI che risponde alle chiamate, raccoglie richieste di appuntamento e messaggi e la informa sui risultati. Loomira Chat è un contratto a sé: l’assistente risponde ai messaggi sui canali di chat che lei collega (ad es. WhatsApp, tramite il suo account WhatsApp Business e alle condizioni che lei concorda con Meta). I consumatori non possono concludere il contratto.
• I prezzi seguono il listino o il modulo d’ordine in vigore (IVA esclusa) e sono fatturati in anticipo tramite Stripe. I numeri di telefono forniti da noi sono un servizio aggiuntivo a pagamento del piano telefonico, fino a un massimo per piano (altri su richiesta); i numeri che porta lei stesso (ad es. tramite un suo trunk SIP) sono gratuiti. Il canone dei numeri è calcolato pro rata dall’ordine; se rilascia un numero, il servizio termina subito, senza rimborso né accredito.
• Il cambio di piano avviene nel portale: il passaggio a un piano superiore o alla fatturazione annuale ha effetto immediato ed è addebitato pro rata, scalando la parte non utilizzata del canone precedente; il passaggio a un piano inferiore o alla fatturazione mensile ha effetto alla fine del periodo di fatturazione, senza rimborso, ed è possibile solo se i numeri forniti da noi non superano il massimo del nuovo piano.
• Non è prevista una prova gratuita, ma una garanzia di rimborso volontaria: su richiesta in forma testuale al supporto entro 14 giorni dal primo pagamento, le rimborsiamo il canone del piano se non ha utilizzato nulla (nessun minuto di chiamata, nessuna conversazione né messaggio in chat); i canoni dei numeri forniti da noi sono esclusi. La garanzia vale una sola volta per cliente.
• Se un pagamento non va a buon fine, la informiamo in forma testuale. Se l’importo è ancora insoluto 7 giorni dopo il tentativo di pagamento non riuscito, i servizi possono essere sospesi fino al saldo (numeri, configurazione e dati vengono conservati); dopo 30 giorni possiamo recedere per giusta causa.
• L’audio delle chiamate non viene mai conservato; le trascrizioni e il numero di chi chiama conservato per i richiami vengono anonimizzati dopo 30 giorni, e i contenuti dei messaggi in chat vengono cancellati dopo 30 giorni. All’inizio di ogni chiamata l’assistente si presenta come un’AI (art. 50 del regolamento europeo sull’intelligenza artificiale) e in chat lo indica nella prima risposta a ogni contatto. L’avviso è attivo per impostazione predefinita; se lo disattiva, spetta a lei informare chi chiama e i contatti della chat in altro modo ai sensi dell’art. 50.
• Ciascuna parte può recedere con un preavviso di un mese per la fine del mese di fatturazione (piani mensili) o dell’anno contrattuale (piani annuali). Il piano telefonico e il piano Chat sono contratti distinti e si disdicono separatamente; al termine del piano telefonico non ha più diritto ai numeri forniti da noi, che possiamo quindi rilasciare. Si applica il diritto tedesco; il foro competente è Colonia.
• L’accordo sul trattamento dei dati (DPA) fa parte del contratto e viene accettato elettronicamente al momento della registrazione.

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „Loomira" der Staqmind UG (haftungsbeschränkt), Gilgaustraße 36, 51149 Köln, Handelsregister Amtsgericht Köln, HRB 127739 (nachfolgend „Anbieter").

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, soweit der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand

Loomira ist ein KI-Telefonassistent: Er nimmt Anrufe für den Kunden entgegen, beantwortet Anliegen, nimmt Terminanfragen und Nachrichten auf und informiert den Kunden über die Ergebnisse (z. B. per E-Mail oder — soweit aktiviert — über weitere Kanäle). Zum Leistungsumfang gehört ein Online-Portal zur Konfiguration und Auswertung.

Als eigenständiges Produkt bietet der Anbieter „Loomira Chat" an: Der Assistent beantwortet Nachrichten über die vom Kunden verbundenen Chat-Kanäle (z. B. WhatsApp). Chat kann allein oder zusätzlich zu einem Telefon-Tarif gebucht werden und ist ein eigenständiger Vertrag. Für den WhatsApp-Kanal verbindet der Kunde sein eigenes WhatsApp-Business-Konto; hierfür gelten zusätzlich die Bedingungen von Meta, die der Kunde selbst mit Meta vereinbart. Etwaige Entgelte von Meta trägt der Kunde nach diesem Vertrag; für Entscheidungen von Meta (z. B. die Einschränkung oder Sperrung eines Kontos) ist der Anbieter nicht verantwortlich.

Rufnummern stellt der Anbieter auf Bestellung im Portal als kostenpflichtige Zusatzleistung zum Telefon-Tarif bereit. Die Höchstzahl der vom Anbieter bereitgestellten Rufnummern richtet sich nach dem gewählten Tarif gemäß Preisliste; weitere Rufnummern sind auf Anfrage möglich. Rufnummern, die der Kunde selbst einbringt (z. B. über einen eigenen SIP-Anschluss), sind entgeltfrei und zählen nicht zur Höchstzahl.

Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif gemäß der jeweils gültigen Preisliste bzw. dem Auftragsformular. Tarifwechsel nimmt der Kunde im Portal vor. Ein Wechsel in einen höheren Tarif sowie von monatlicher zu jährlicher Abrechnung wird sofort wirksam; erfordert er eine sofortige Zahlung, kann der Anbieter das Wirksamwerden vom Zahlungseingang bzw. von der Autorisierung der Zahlung abhängig machen. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif sowie von jährlicher zu monatlicher Abrechnung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam; er ist nur möglich, wenn die Zahl der vom Anbieter bereitgestellten Rufnummern die Höchstzahl des neuen Tarifs nicht übersteigt.

Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter und darf Funktionen ändern oder ergänzen, soweit der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang erhalten bleibt.

§ 3 Vertragsschluss und Vertragslaufzeit

Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Mit Abschluss der Registrierung und Auswahl eines Tarifs gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter den Zugang freischaltet und dies per E-Mail bestätigt.

Der Vertrag läuft je nach gewählter Abrechnungsart monatlich oder jährlich und verlängert sich automatisch um den jeweiligen Zeitraum, wenn er nicht gemäß § 13 gekündigt wird.

§ 4 Freiwillige Geld-zurück-Garantie

Eine kostenlose Testphase wird nicht angeboten. Der gewählte Tarif ist ab Vertragsschluss kostenpflichtig und im Voraus zu zahlen (§ 5).

Der Anbieter gewährt jedoch eine freiwillige Geld-zurück-Garantie: Innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Zahlung erstattet der Anbieter auf Antrag das gezahlte Tarifentgelt, sofern der Kunde keine Leistung genutzt hat. Als Nutzung gilt jede auf ein Kontingent angerechnete oder nutzungsabhängig abgerechnete Leistung, insbesondere jede Gesprächsminute (jeder über den Assistenten geführte oder entgegengenommene Anruf) und jede Chat-Unterhaltung oder Chat-Nachricht (z. B. über WhatsApp oder den Website-Chat). Entgelte für vom Anbieter bereitgestellte Rufnummern sind von der Erstattung ausgenommen.

Der Antrag ist innerhalb dieser Frist in Textform an den Support des Anbieters (contact@loomira.ai) zu richten; eine automatische Erstattung erfolgt nicht.

Sobald eine Nutzung in diesem Sinne stattgefunden hat, ist eine Erstattung ausgeschlossen. Diese Garantie ist eine freiwillige vertragliche Zusage des Anbieters und begründet kein gesetzliches Widerrufsrecht (§ 14). Der Anspruch besteht je Kunde einmalig; im Übrigen bleiben die Kündigungsregelungen nach § 13 unberührt.

§ 5 Preise, Zahlung und Verzug

Es gelten die Preise der jeweils gültigen Preisliste bzw. des Auftragsformulars, jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Nutzungsabhängige Entgelte (z. B. zusätzliche Gesprächsminuten oder Chat-Unterhaltungen über das Tarifkontingent hinaus) ergeben sich ebenfalls aus der Preisliste.

Für jede vom Anbieter bereitgestellte Rufnummer fällt ein Entgelt gemäß Preisliste an, bei jährlicher Abrechnung als Jahresentgelt. Es wird ab der Bestellung anteilig für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet — bei monatlicher Abrechnung mit der nächsten Rechnung, bei jährlicher Abrechnung sofort. Gibt der Kunde eine Rufnummer frei, endet ihre Bereitstellung sofort; eine anteilige Erstattung oder Gutschrift für den restlichen Abrechnungszeitraum erfolgt nicht.

Bei einem Wechsel in einen höheren Tarif oder von monatlicher zu jährlicher Abrechnung wird das Entgelt sofort anteilig berechnet; der nicht genutzte Teil des bisherigen Entgelts wird dabei angerechnet. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif oder zu monatlicher Abrechnung führt zu keiner Erstattung für den laufenden Abrechnungszeitraum.

Entstehende Guthaben verrechnet der Anbieter mit künftigen Rechnungen. Ein bei Vertragsende verbleibendes Guthaben erstattet der Anbieter auf Antrag in Textform an den Support.

Die Abrechnung erfolgt im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe; anteilige Beträge aus Änderungen während eines Abrechnungszeitraums werden sofort oder mit der nächsten Rechnung verrechnet. Rechnungen sind mit Zugang fällig.

Schlägt eine Zahlung fehl, informiert der Anbieter den Kunden in Textform. Ist der offene Betrag sieben Tage nach dem fehlgeschlagenen Zahlungsversuch nicht beglichen, darf der Anbieter die Leistungen bis zum Ausgleich sperren; Rufnummern, Konfiguration und Daten bleiben dabei erhalten. Ist der Betrag 30 Tage nach dem fehlgeschlagenen Zahlungsversuch nicht beglichen, ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung berechtigt. Gesetzliche Verzugsrechte bleiben unberührt.

Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens 30 Tage im Voraus in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Ankündigung, gilt die Änderung als genehmigt; auf diese Folge weist der Anbieter in der Ankündigung gesondert hin. Widerspricht der Kunde fristgerecht, darf der Anbieter den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung ordentlich kündigen.

§ 6 Nutzungsrechte

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

Der Kunde darf die Software nicht vervielfältigen, dekompilieren oder zurückentwickeln, soweit dies nicht gesetzlich (§§ 69d, 69e UrhG) zwingend erlaubt ist.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde macht bei Registrierung und Nutzung zutreffende Angaben und hält sie aktuell, schützt seine Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter und nutzt die Leistungen nur im Rahmen der geltenden Gesetze.

Der Kunde ist für die rechtmäßige Einbindung des KI-Telefonassistenten in seinen Geschäftsbetrieb verantwortlich. Dazu gehört insbesondere, Anrufende gemäß den geltenden Vorschriften über den Einsatz von KI zu informieren und die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber Anrufenden zu erfüllen. Der Anbieter stellt hierfür eine Vorlage bereit.

Der Kunde stellt keine rechtswidrigen Inhalte ein und konfiguriert den Assistenten nicht für rechtswidrige Zwecke.

§ 8 KI-Dienste und Gesprächstranskripte

Anruf-Audio wird nicht gespeichert; es wird ausschließlich flüchtig zur Echtzeit-Verarbeitung genutzt. Gesprächstranskripte und die für Rückrufe gespeicherte Rufnummer des Anrufenden werden 30 Tage nach dem Anruf anonymisiert; für Statistik und Wiedererkennung wird nur ein gesalzener Hash der Rufnummer verwendet. Inhalte von Chat-Nachrichten werden 30 Tage nach Eingang gelöscht; Chat-Kontakte werden nur als gesalzener Hash gespeichert.

Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 — „KI-Verordnung"); im Chat enthält die erste Antwort an einen Kontakt einen entsprechenden Hinweis. Dieser Hinweis ist standardmäßig aktiv. Deaktiviert der Kunde ihn, ist er selbst dafür verantwortlich, Anrufende und Chat-Kontakte auf andere Weise nach Art. 50 KI-Verordnung zu informieren.

KI-generierte Ausgaben können trotz sorgfältiger Entwicklung unzutreffend sein. Der Kunde prüft geschäftskritische Ergebnisse (z. B. Terminzusagen) in angemessenem Umfang; das Portal stellt hierfür Transkripte und Zusammenfassungen bereit.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung und Support

Der Anbieter erbringt die Leistungen mit angemessener Sorgfalt, schuldet jedoch keine hundertprozentige Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden — soweit sie die Nutzung wesentlich beeinträchtigen — vorab angekündigt; kurze Wartungsfenster von bis zu 60 Minuten bedürfen keiner gesonderten Ankündigung.

Support erfolgt per E-Mail. Der Anbieter reagiert in der Regel innerhalb von 24 Stunden an Werktagen (Mo–Fr).

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter bei der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insbesondere Daten Anrufender), geschieht dies auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Der AVV ist Bestandteil dieses Vertrags und wird bei der Registrierung elektronisch akzeptiert (Art. 28 Abs. 9 DSGVO); er ist jederzeit öffentlich unter loomira.ai abrufbar.

Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus der öffentlichen Liste, auf die der AVV verweist. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung als Verantwortlicher zuständig.

§ 11 Datenlöschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertrags löscht der Anbieter die Kundendaten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Regelungen des AVV zur Rückgabe der Daten bleiben unberührt.

§ 12 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.

Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur, soweit der Verlust auch bei ordnungsgemäßer, zumutbarer Datensicherung durch den Kunden nicht vermeidbar gewesen wäre.

Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 13 Kündigung

Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Vertragsmonats gekündigt werden; bei jährlicher Abrechnung mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei erheblichen Verstößen gegen § 7 vor.

Die Kündigung bedarf der Textform oder kann über die im Kundenkonto vorgesehene Kündigungsfunktion erklärt werden.

Telefon-Tarif und Chat-Tarif sind eigenständige Verträge und können unabhängig voneinander gekündigt werden. Mit dem Ende des Telefon-Tarifs besteht kein Anspruch mehr auf die vom Anbieter bereitgestellten Rufnummern; der Anbieter darf diese Rufnummern anschließend freigeben.

§ 14 Kein Widerrufsrecht (Hinweis für Unternehmer)

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 1). Ein Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB besteht daher nicht. Bestellungen von Personen, die keine Unternehmer sind, kann der Anbieter zurückweisen oder den Vertrag außerordentlich beenden.

Unabhängig vom fehlenden gesetzlichen Widerrufsrecht gewährt der Anbieter die freiwillige Geld-zurück-Garantie nach § 4.

§ 15 Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform angekündigt.

Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Ankündigung, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf diese Folge weist der Anbieter in der Ankündigung gesondert hin. Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt die bisherige Fassung fort; der Anbieter darf den Vertrag in diesem Fall ordentlich kündigen.

§ 16 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.

§ 17 Rechtswahl und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Köln; im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.