Caller privacy notice (template)

This template is for Loomira customers: for callers’ data you are the controller under the GDPR — informing callers under Art. 13 GDPR is your duty, and Loomira processes on your behalf as your processor. Publish an adapted version of this notice, e.g. on your website.

Replace all placeholders in square brackets with your own details, and check whether your industry requires additional information (e.g. for health data).

The template is provided in German (your callers’ language).

Template

Verantwortlicher

[Name, Rechtsform, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens]

Datenschutz-Kontakt: [E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]

Was passiert, wenn Sie uns anrufen

Unsere Telefonannahme wird durch einen KI-Assistenten (Loomira) unterstützt. Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen und nimmt Ihr Anliegen entgegen — zum Beispiel Terminwünsche, Rückrufbitten oder allgemeine Fragen.

Sie können jederzeit eine Bearbeitung durch einen Menschen verlangen; wir melden uns dann auf dem üblichen Weg bei Ihnen zurück.

Welche Daten verarbeitet werden

Gesprächsinhalte in Textform (Transkript)
die von Ihnen im Gespräch genannten Angaben (z. B. Name, Anliegen, Terminwünsche, Rückrufnummer)
Ihre Rufnummer — gespeichert ausschließlich als technischer Prüfwert (gesalzener Hash), nicht im Klartext

Kein Audio-Mitschnitt

Das Gespräch wird nicht als Audio aufgezeichnet oder gespeichert; die Sprachverarbeitung erfolgt ausschließlich flüchtig in Echtzeit. Gesprächstranskripte werden 30 Tage nach dem Anruf anonymisiert.

Eingesetzter Dienstleister

Für die Telefonannahme setzen wir Loomira ein, ein Angebot der Staqmind UG (haftungsbeschränkt), Gilgaustraße 36, 51149 Köln. Die Verarbeitung erfolgt in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; Hosting und Speicherung erfolgen in der EU (Frankfurt am Main). Soweit einzelne Dienstleister von Loomira Daten außerhalb der EU verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO); die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist unter loomira.ai einsehbar.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

[Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Rechtsgrundlagen — z. B. die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, wenn in Gesprächen Gesundheitsdaten anfallen können.]

Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO zu (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Wenden Sie sich dazu an: [Datenschutz-Kontakt Ihres Unternehmens]