Ansage außerhalb der Geschäftszeiten: Vorlagen

Ein Ansagetext außerhalb der Geschäftszeiten bestätigt dem Anrufer den Firmennamen, sagt ihm, wann Sie wieder erreichbar sind, und gibt ihm einen nächsten Schritt: eine Nachricht hinterlassen, eine E-Mail schreiben oder in echten Notfällen eine Notdienstnummer wählen. Gesprochen dauert sie 15 bis 30 Sekunden. Für die Mittagspause genügt noch weniger, nämlich die Uhrzeit, ab der Sie wieder am Telefon sind. Unten finden Sie elf Vorlagen zum Kopieren: für Feierabend, Wochenende und Mittagspause, mit Öffnungszeiten, mit E-Mail-Alternative, mit Notdienst und zweisprachig. Loomira ist ein KI-Telefonassistent für kleine und mittlere Unternehmen, der Anrufe auch nach Feierabend und am Wochenende annimmt, Anliegen strukturiert erfasst und in der EU gehostet wird. Am Ende steht deshalb auch eine Vorlage für den Fall, dass statt der Mailbox eine KI annimmt.

Was gehört in eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten?

Eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten ist die Ansage, die Anrufer nach Feierabend, am Wochenende oder in der Mittagspause hören. Sie bestätigt, dass der Anrufer richtig verbunden ist, nennt die nächste Erreichbarkeit und sagt, wie sein Anliegen trotzdem ankommt.

In der Praxis heißt das:

• Firmenname zuerst, damit niemand an der falschen Nummer eine Nachricht hinterlässt.
• Die nächste Erreichbarkeit, so konkret wie möglich: „am nächsten Werktag ab 8 Uhr“ hilft mehr als „zu unseren Geschäftszeiten“.
• Ein nächster Schritt: Nachricht, E-Mail oder Website, bei echtem Bedarf ein Notdienst.
• Ein Rückrufversprechen, das Sie halten: Sagen Sie „im Laufe des Vormittags“ nur, wenn das auch klappt.

Welche Vorlagen passen nach Feierabend?

Die Feierabend-Ansage läuft an jedem Werktag, also sollte sie kein „morgen“ enthalten, das freitags nicht stimmt. Die Vorlagen mit Voreinstellung können Sie im kostenlosen Ansagetext-Generator mit Firmennamen, Erreichbarkeit und Notfallkontakt anpassen.

Wer seine Öffnungszeiten nennen oder auf schriftliche Wege verweisen möchte, nimmt eine der beiden folgenden Varianten. Viele Anliegen lassen sich per E-Mail sogar besser klären, etwa wenn Unterlagen oder Fotos dazugehören.

Sprechen Sie Web- und E-Mail-Adressen so, wie man sie tippt, etwa „info at firmenname punkt de“, und wählen Sie im Zweifel die kürzere Adresse.

Welche Vorlagen passen am Wochenende?

Kann Ihre Anlage am Wochenende eine eigene Ansage abspielen, nennen Sie dort den Montag als nächsten Termin. Das ist für Anrufer greifbarer als „der nächste Werktag“. Für Feiertage und Brückentage gibt es eigene Ansagetexte für Weihnachten und Feiertage.

Welche Ansage passt für die Mittagspause?

Die Mittagspause dauert kurz, deshalb ist die wichtigste Angabe die Uhrzeit, ab der wieder jemand abnimmt. Manche Anrufer rufen dann lieber noch einmal an, als auf Band zu sprechen. Bieten Sie beides an. Kommen mittags auffällig viele Anrufe, lohnt sich ein Blick darauf, ob sich die Pausen im Team versetzen lassen.

Ist das Büro tagsüber aus einem anderen Grund nicht besetzt, etwa wegen einer Schulung oder Inventur, passt diese Variante:

Wie sage ich Öffnungszeiten so an, dass Anrufer sie behalten?

Anrufer hören Ihre Öffnungszeiten einmal und meist ohne Stift in der Hand. Fassen Sie deshalb Tage zusammen („montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr“) und sprechen Sie volle Stunden ohne „null null“. Mehr als zwei Zeitblöcke sind am Telefon schwer zu behalten. Haben Sie an jedem Tag andere Zeiten, nennen Sie nur die nächste Öffnung und verweisen Sie für den Rest auf Ihre Website. Und sprechen Sie Uhrzeiten etwas langsamer als den übrigen Text.

Für internationale Anrufer nennen Sie die Zeiten im englischen Teil in englischer Form, zum Beispiel „Monday to Friday, 8 am to 5 pm“.

Wann gehört eine Notfallnummer in die Ansage, wann nicht?

Eine Notfallnummer gehört nur dann in die Ansage, wenn dort tatsächlich jemand erreichbar ist, also bei einem echten Bereitschafts- oder Notdienst, etwa eines Handwerksbetriebs oder einer Hausverwaltung. Nennen Sie dann auch, wofür er gedacht ist, sonst landet jede Terminfrage beim Bereitschaftshandy.

Bei Gefahr für Leib und Leben ist der Notruf der richtige Weg: 112 ist die europäische Notrufnummer, die überall in der EU kostenlos zur Verfügung steht. Verweisen Sie aber nicht pauschal auf die 112, nur weil Sie selbst keinen Notdienst haben. Ein tropfender Wasserhahn ist kein Fall für den Notruf.

Für Arztpraxen gelten eigene Regeln: Nach den Hinweisen der KV Schleswig-Holstein gehört in die Ansage zur Mittagspause der Rettungsdienst 112, aber kein Hinweis auf die 116117; nach der Sprechstunde nennt die Ansage die 112 und zusätzlich die 116117 mit den zutreffenden Bereitschaftszeiten. Diese Zeiten sind regional geregelt; maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer KV.

Wie schaltet die Ansage automatisch um?

Damit Sie nicht jeden Abend von Hand umstellen müssen, brauchen Sie eine Zeitsteuerung. Sie ist keine eigene Funktion des Telefonnetzes, sondern wird in der Telefonanlage, im Router oder beim Anrufziel eingerichtet. Suchen Sie im Handbuch Ihrer Anlage nach Begriffen wie „Zeitsteuerung“, „Zeitplan“ oder „Nachtschaltung“. Wie zeitgesteuerte Weiterleitungen grundsätzlich funktionieren, erklärt unser Ratgeber zum Einrichten einer Rufumleitung.

Testen Sie die Umschaltung kurz vor und kurz nach Geschäftsschluss mit einem Anruf von einem anderen Telefon. Prüfen Sie außerdem nach der Zeitumstellung im Frühjahr und Herbst, ob die Uhr der Anlage stimmt, und denken Sie an Feiertage: Ob Ihr Wochenplan sie berücksichtigt, hängt von der Anlage ab.

Wie gehen nach Feierabend trotzdem keine Anfragen verloren?

Eine Ansage ist nur so gut wie der Rückruf danach. Legen Sie fest, wer die Nachrichten am nächsten Morgen abhört, und zwar als Erstes und nicht irgendwann nebenbei. Rufen Sie dringende Anliegen zuerst zurück und halten Sie den Zeitraum ein, den Ihre Ansage verspricht.

Zur ehrlichen Einordnung gehört auch, was eine Aufzeichnung nicht kann: Sie beantwortet keine Frage, vergibt keinen Termin und erreicht nur Anrufer, die bereit sind, auf Band zu sprechen. Wer abends eine schnelle Antwort braucht, versucht es womöglich beim nächsten Anbieter.

Wenn statt der Mailbox eine KI annimmt

Ein KI-Telefonassistent kann nach Feierabend Fragen beantworten und Anliegen vollständig aufnehmen. Er muss sich dabei aber als KI zu erkennen geben, am besten gleich im ersten Satz nach dem Firmennamen.

Nach Art. 50 Abs. 1 der EU-KI-Verordnung müssen Menschen, die mit einem KI-System sprechen, das spätestens zu Beginn des Gesprächs erfahren. Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026. Was sie genau verlangt, erklärt unser Beitrag zur KI-Kennzeichnungspflicht am Telefon.

Der KI-Sekretär von Loomira nimmt Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an, beantwortet Fragen aus Ihrer hinterlegten Wissensdatenbank und stellt Ihnen jedes Gespräch als Zusammenfassung mit Transkript zu. Wo ein Rückruf nötig bleibt, wissen Sie am nächsten Morgen schon, worum es geht.