Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe mit einer natürlich sprechenden KI-Stimme annimmt, das Anliegen versteht und es erledigt: Er beantwortet Fragen, bucht Termine oder leitet an einen Menschen weiter – rund um die Uhr und ohne Warteschleife.
Kurz erklärt
Anders als ein klassischer Anrufbeantworter nimmt ein KI-Telefonassistent keine Nachricht auf, sondern führt das Gespräch selbst. Anders als ein Sprachmenü („Drücken Sie die 1“) versteht er frei gesprochene Sätze. Loomira ist ein KI-Telefonassistent für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, entwickelt und gehostet in der EU.
Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?
Ein Gespräch läuft in vier Schritten ab, die sich in Sekundenbruchteilen wiederholen.
1. Zuhören
Die Spracherkennung wandelt das Gesprochene laufend in Text um – auch Dialekte, Namen und Zahlen.
2. Verstehen
Ein Sprachmodell erkennt das Anliegen und greift auf Ihre hinterlegten Informationen zu: Öffnungszeiten, Leistungen, Abläufe.
3. Handeln
Der Assistent prüft freie Termine im Kalender, bucht sie, nimmt Rückrufwünsche auf oder leitet den Anruf weiter.
4. Antworten
Eine natürlich klingende Stimme antwortet – ohne Pausen, in der Sprache des Anrufers.
Was kann ein KI-Telefonassistent – und was nicht?
Ein seriöser Assistent übernimmt die wiederkehrende Telefonarbeit und kennt seine Grenzen.
Das übernimmt er
- Jeden Anruf sofort annehmen, auch mehrere gleichzeitig und außerhalb der Geschäftszeiten.
- Häufige Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank beantworten, etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Anfahrt.
- Termine mit Ihren echten freien Zeiten buchen, verschieben und absagen.
- Anliegen strukturiert aufnehmen und als Zusammenfassung mit Transkript zustellen.
- Dringende oder komplexe Anrufe an Ihr Team weiterleiten.
- Gespräche in mehreren Sprachen führen.
Das übernimmt er nicht
- Keine medizinische, rechtliche oder steuerliche Beratung – solche Fragen gehen an Ihr Team.
- Keine Entscheidungen, die bei Ihnen liegen, etwa Kulanz, Preisnachlässe oder Vertragsänderungen.
- Keine Antworten erfinden: Was nicht hinterlegt ist, wird als Rückrufbitte aufgenommen.
- Sich nicht als Mensch ausgeben – der Assistent nennt sich zu Gesprächsbeginn als KI.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab. Vier Punkte sind entscheidend.
- EU-Hosting. Anrufe, Transkripte und Kundendaten sollten in der EU gehostet werden. Verarbeitet ein eingesetzter KI-Dienst Daten außerhalb der EU, muss der Anbieter das offen ausweisen — mit Standort und Übermittlungsgrundlage.
- Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO regelt, wie der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
- KI-Kennzeichnung. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen.
- Datensparsamkeit. Gesprächsaudio sollte nicht dauerhaft gespeichert werden, Aufbewahrungsfristen sollten klar geregelt sein.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Diese Fragen helfen beim Vergleich von Anbietern – unabhängig davon, für wen Sie sich entscheiden.
- Wo werden Anrufe, Transkripte und Audio verarbeitet und gespeichert – und bei welchen Unterauftragnehmern?
- Gibt es einen AVV und eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter?
- Bucht der Assistent direkt in Ihren Kalender, oder nimmt er nur Terminwünsche auf?
- Wie pflegen Sie Wissen und Anweisungen – und wie schnell wirken Änderungen?
- Wie leitet er an Menschen weiter, und was passiert außerhalb der Geschäftszeiten?
- Können Sie Ihre bestehende Rufnummer behalten?
- Wie wird abgerechnet – pauschal, pro Minute, pro Anruf – und was kosten zusätzliche Minuten?
- Können Sie den Assistenten vor dem Kauf live testen?
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die meisten Anbieter rechnen mit einem Monatspreis inklusive Minutenkontingent ab; zusätzliche Minuten werden einzeln berechnet. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele Anrufe Sie heute verpassen oder selbst annehmen. Rechnen Sie es hier mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Was kostet Sie das Telefon heute?
Stellen Sie Ihre Zahlen ein und vergleichen Sie: was die Anrufannahme Ihr Team heute kostet – und was Sie mit Loomira jeden Monat sparen.
Heute, ohne Loomira
880 €/Monat
Zeit, die Anrufe Ihr Team kosten
Mit Loomira · Tarif Scale
299 €/Monat
+ 29,3 Std./Monat für Ihr Team frei
Ihre Ersparnis pro Monat
581 €/Monat
Schätzung auf Basis von 22 Arbeitstagen/Monat. Ersparnis = Personalkosten − Loomira-Tarif (inkl. Mehrverbrauch zu 0,15 €/Min.). Keine Zusage, nur eine Orientierung.
Für jeden Anwendungsfall, für jede Branche
Ob Terminbuchung, Sekretariat oder Notdienst, ob Handwerk, Hotel oder Kanzlei: Loomira passt sich Ihrem Betrieb an.
Anwendungsfälle
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Testen Sie einen KI-Telefonassistenten selbst
Richten Sie Loomira für Ihren Betrieb ein – EU-gehostet, mit AVV, startklar in unter einer Stunde.