Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick über die datenschutzrelevanten Mechanismen von Loomira. Die vollständige rechtliche Grundlage finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und der DSGVO-Übersichtsseite; hier geht es darum, wie sich das im Alltag auswirkt.
Datenschutzrechtlich sind die Rollen klar verteilt: Für die Daten Ihrer Anrufer sind Sie die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO; Loomira verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), den Sie bei der Registrierung abschließen.
Wird das Gespräch als Audio aufgezeichnet?
Standardmäßig nein: Die Sprachverarbeitung erfolgt flüchtig in Echtzeit, Anruf-Audio wird nicht gespeichert. Die Aufzeichnung des Gesprächs ist das Transkript in Textform (siehe Transkripte & Nachrichten). Auch die Rufnummer anrufender Personen wird nicht im Klartext in Listen angezeigt, sondern nur als gesalzener Prüfwert gespeichert und im Anrufprotokoll maskiert dargestellt.
Je Assistent gibt es zusätzlich eine optionale Aufzeichnungsfunktion, die standardmäßig deaktiviert ist. Wer sie aktiviert, muss Anrufende darüber informieren — eine automatische Ansage lässt sich zuschalten — und trägt als Verantwortlicher selbst dafür Sorge, dass die Aufzeichnung datenschutzrechtlich zulässig ist.
Wie lange werden Anrufdaten aufbewahrt?
Anrufdaten — Transkripte und zugehörige Nachrichtenzustellungen — werden standardmäßig 30 Tage aufbewahrt und danach automatisch anonymisiert bzw. gelöscht. Diese 30 Tage sind der Plattform-Standard; auf Anfrage können wir für Ihren Workspace eine andere Aufbewahrungsdauer hinterlegen, falls Ihr Unternehmen aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen eine längere oder kürzere Frist benötigt. Melden Sie sich dazu über den Support.
Löschung und Auskunft (Betroffenenrechte)
Auf Antrag einer anrufenden Person können Sie als Workspace-Inhaber:in deren Daten vollständig aus Ihrem Workspace entfernen lassen — Gesprächssitzungen, zugehörige Transkripte und Nachrichtenzustellungen. Diese Löschung wird protokolliert (mit Zeitpunkt und Umfang, niemals mit der Rufnummer selbst), sodass Sie im Bedarfsfall nachweisen können, dass einer Löschanfrage nachgekommen wurde.
Ebenso lässt sich der gesamte in Ihrem Workspace gespeicherte Datenbestand exportieren — etwa um einer betroffenen Person eine vollständige Auskunft zu erteilen oder für Ihre eigene Dokumentation.
Löschung und Export sind Funktionen unserer Schnittstelle (API) und ausschließlich Workspace-Inhaber:innen vorbehalten; eine eigene Oberfläche dafür im Portal folgt. Bis dahin übernehmen wir das auf Zuruf über den Support.
Wie informiere ich meine Anrufer?
Die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gegenüber Anrufenden treffen Sie als verantwortliche Stelle. Damit Sie das nicht von null aufsetzen müssen, stellen wir eine ausfüllfertige Vorlage bereit: die Datenschutzinformation für Anrufer. Sie beschreibt die tatsächliche Verarbeitung (KI-Assistent, Transkript statt Audio-Mitschnitt, 30-Tage-Anonymisierung) und muss nur um Ihre Unternehmensangaben ergänzt werden.
Unabhängig davon gibt sich der Assistent zu Gesprächsbeginn standardmäßig als KI zu erkennen — die Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung und ihre Konfiguration beschreibt Assistent konfigurieren; einen Überblick bietet auch unsere KI-Transparenz-Seite.
Einwilligungsprotokoll
Zustimmungen zu unseren Vertragsdokumenten — insbesondere den AGB und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — werden mit Zeitpunkt, Dokumentversion und der zustimmenden Person in einem Einwilligungsprotokoll festgehalten. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Fassung eines Dokuments Sie zu welchem Zeitpunkt zugestimmt haben.
EU-Hosting
Loomira wird in der EU entwickelt und betrieben. Sprachverarbeitung, Datenbank und die von uns eingesetzten KI-Anbieter laufen über EU-Regionen bzw. EU-Endpunkte. Details zu den eingesetzten Dienstleistern finden Sie in unserer Unterauftragsverarbeiter-Übersicht.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Da Loomira in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten anrufender Personen verarbeitet, benötigen Sie als Verantwortliche:r einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns. Diesen schließen Sie im Zuge der Registrierung ab; den vollständigen Vertragstext finden Sie jederzeit unter AVV.
Hinweis für Heilberufe und Gesundheitsdaten
Fallen in Ihren Gesprächen Gesundheitsdaten an — typisch in Arzt- oder Therapiepraxen —, gelten besondere Anforderungen: Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und erfordern in der Regel eine eigene Rechtsgrundlage wie die ausdrückliche Einwilligung. Klären Sie den Einsatz vorab mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, ergänzen Sie Ihre Anruferinformation entsprechend und beachten Sie als Berufsgeheimnisträger zusätzlich die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Im Zweifel gilt: konservativ konfigurieren und rechtlich beraten lassen.