Mit der Microsoft-365-/Outlook-Integration prüft Ihr Assistent freie Zeiten in einem Outlook-Kalender Ihrer Wahl und bucht Termine hinein, während die anrufende Person noch in der Leitung ist. Sie verbinden Ihr Microsoft-Konto einmalig auf der Anmelde- und Einwilligungsseite von Microsoft; Ihr Passwort sieht Loomira nie. Die Integration funktioniert mit Kalendern in Microsoft 365 (Exchange Online) und mit privaten Outlook.com-Konten.

Was die Integration tut

  • Verfügbarkeit prüfen. Während des Gesprächs liest der Assistent die Frei-/Belegt-Zeiten des ausgewählten Kalenders und bietet Anrufenden nur Zeiten an, die tatsächlich frei sind.
  • Termine buchen. Bestätigt die anrufende Person, legt der Assistent den Termin im ausgewählten Kalender an. Frei-/Belegt-Daten werden nur während des Gesprächs genutzt und danach nicht aufbewahrt.
  • Ändert nur eigene Buchungen – und nur, wenn Sie es erlauben. Standardmäßig bucht der Assistent nur: Möchte jemand einen Termin verschieben oder absagen, nimmt er den Wunsch für Ihr Team auf. Erlauben Sie im Buchungs-Tool, dass Anrufende ihre Buchung ändern, kann er Termine verschieben oder absagen, die Loomira selbst angelegt hat. Andere Termine ändert oder löscht er nie.

Welche Berechtigungen Loomira anfragt — und warum

Microsoft zeigt auf seiner Einwilligungsseite diese Berechtigungen an. Mehr fragt Loomira nicht an.

  • „Vollzugriff auf Ihre Kalender“: damit der Assistent Frei-/Belegt-Zeiten lesen, den Buchungstermin anlegen und, wenn Sie Änderungen durch Anrufende erlauben, die von Loomira angelegten Termine verschieben oder absagen kann. Eine Berechtigung, die nur Termine anlegt, bietet Microsoft nicht an; deshalb ist dies die einzige Kalenderberechtigung, die Loomira anfragt. Loomira nutzt sie nur für diese Zwecke; andere Termine ändert oder löscht Loomira nie.
  • „Sie anmelden und Ihr Profil lesen“: damit das Portal anzeigen kann, welches Microsoft-Konto verbunden ist. Loomira liest dafür Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Konto-Kennung, sonst nichts.
  • „Zugriff auf Daten beibehalten, auf die Sie Zugriff gewährt haben“: damit die Verbindung bestehen bleibt, ohne dass Sie sich vor jedem Anruf neu anmelden müssen.
  • „Sie anmelden“: die Anmeldung selbst auf der Microsoft-Seite.

Microsoft zeigt die Berechtigungen in der Sprache Ihres Microsoft-Kontos an; die Formulierungen können daher leicht abweichen.

Kalender verbinden

  1. Öffnen Sie im Portal Integrationen und klicken Sie auf der Microsoft-365-/Outlook-Karte auf Verbinden.
  2. Melden Sie sich bei Microsoft mit dem Geschäfts-, Schul- oder privaten Konto an, dessen Kalender der Assistent nutzen soll.
  3. Prüfen Sie die Berechtigungen und klicken Sie auf Akzeptieren. Sie kehren ins Portal zurück; die Karte zeigt jetzt Verbunden. Verlangt Microsoft stattdessen die Freigabe durch eine Administratorin oder einen Administrator, lesen Sie unten weiter.
  4. Öffnen Sie den Assistenten, der Termine buchen soll, gehen Sie zu seinem Abschnitt Tools (Schritt 5 „Was er kann“ im Schritt-für-Schritt-Modus; siehe Assistent konfigurieren) und klicken Sie unter Terminbuchung auf Buchungskalender hinzufügen.
  5. Wählen Sie den Outlook-Kalender, in den der Assistent bucht, und speichern Sie den Assistenten.

Der Buchungskalender wird je Assistent festgelegt. Ein verbundenes Microsoft-Konto kann also mehrere Assistenten mit jeweils eigenem Kalender versorgen.

Wo Buchungen erscheinen

Jeder gebuchte Termin ist ein Eintrag im ausgewählten Kalender. Er enthält den Namen der anrufenden Person, ihre Rufnummer (sofern übermittelt oder im Gespräch genannt) und die Notizen aus der Buchung. Loomira fügt keine Teilnehmer hinzu und versendet keine Einladungen — aus Ihrem Postfach geht also nichts an die anrufende Person. Das Gespräch selbst finden Sie wie gewohnt im Portal (siehe Transkripte & Nachrichten).

Trennen und Zugriff widerrufen

  • Öffnen Sie im Portal Integrationen und klicken Sie auf der Microsoft-365-/Outlook-Karte auf Trennen. Loomira löscht die gespeicherten Zugriffstoken sofort; Assistenten-Tools, die diesen Kalender nutzen, buchen erst nach erneuter Verbindung wieder.
  • Sie können den Zugriff jederzeit auch auf Microsoft-Seite entziehen. Private Konten: Apps und Dienste mit Zugriff auf Ihre Daten. Geschäfts- oder Schulkonten: Meine Apps — dort öffnen Sie den Eintrag von Loomira und widerrufen die Berechtigungen. Entfernen Sie Loomira dort, funktioniert die Verbindung nicht mehr; trennen Sie sie zusätzlich im Portal, damit die Integrationsseite das auch anzeigt.

Für Ihre Microsoft-365-Administration

Viele Organisationen erlauben es Nutzerinnen und Nutzern nicht, Apps eigenständig Zugriff auf Unternehmensdaten zu gewähren. In diesem Fall zeigt die Einwilligungsseite von Microsoft an, dass eine Administratorin oder ein Administrator Loomira freigeben muss (oder bietet an, eine Freigabeanfrage zu senden), und die Verbindung lässt sich erst danach abschließen. Zur Freigabe meldet sich die Administration mit einem Administratorkonto an und erteilt die Einwilligung für die gesamte Organisation: entweder, indem sie den Schritt „Verbinden“ im Portal mit diesem Konto durchläuft und auf der Einwilligungsseite von Microsoft Im Namen Ihrer Organisation zustimmen ankreuzt, oder zentral im Microsoft Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen → Loomira → Berechtigungen → Administratoreinwilligung erteilen. Danach kann jede Person in der Organisation ihren eigenen Kalender verbinden.

Private Outlook.com-Konten brauchen keine Administration: Sie willigen für sich selbst ein.

Nicht unterstützt: Exchange Server vor Ort (on-premises) und Exchange-Postfächer, die nicht von Microsoft gehostet werden. Die Integration braucht einen Kalender in Microsoft 365 (Exchange Online) oder ein privates Outlook.com-Konto.

Datenschutz

Wie Loomira mit Kalenderdaten umgeht, steht in Abschnitt 5 unserer Datenschutzerklärung: was gelesen und geschrieben wird, dass Kalenderdaten nie verkauft, nie für Werbung und nie zum Training von KI-Modellen genutzt werden und dass Zugriffstoken verschlüsselt in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main) gespeichert und beim Trennen gelöscht werden. Microsoft verarbeitet Ihren Kalender auf Grundlage Ihrer eigenen Vereinbarung mit Microsoft und handelt auf Ihre Weisung; ein Unterauftragsverarbeiter von Loomira ist Microsoft nicht.