Mit der Google-Calendar-Integration prüft Ihr Assistent freie Zeiten in einem Google-Kalender Ihrer Wahl und bucht Termine hinein, während die anrufende Person noch in der Leitung ist. Sie verbinden Ihr Google-Konto einmalig auf der Anmelde- und Einwilligungsseite von Google; Ihr Passwort sieht Loomira nie.

Was die Integration tut

  • Verfügbarkeit prüfen. Während des Gesprächs liest der Assistent die Frei-/Belegt-Zeiten des ausgewählten Kalenders und bietet Anrufenden nur Zeiten an, die tatsächlich frei sind.
  • Termine buchen. Bestätigt die anrufende Person, legt der Assistent den Termin im ausgewählten Kalender an. Frei-/Belegt-Daten werden nur während des Gesprächs genutzt und danach nicht aufbewahrt.
  • Ändert nur eigene Buchungen – und nur, wenn Sie es erlauben. Standardmäßig bucht der Assistent nur: Möchte jemand einen Termin verschieben oder absagen, nimmt er den Wunsch für Ihr Team auf. Erlauben Sie im Buchungs-Tool, dass Anrufende ihre Buchung ändern, kann er Termine verschieben oder absagen, die Loomira selbst angelegt hat. Andere Termine ändert oder löscht er nie.

Welche Berechtigungen Loomira anfragt — und warum

Google zeigt auf seiner Einwilligungsseite drei Berechtigungen an. Mehr fragt Loomira nicht an.

  • „Liste der Google-Kalender ansehen, die Sie abonniert haben“: damit das Portal Ihre Kalender anzeigen kann und Sie den Kalender für Buchungen auswählen können. Loomira liest Kalendernamen und Kennungen, sonst nichts.
  • „Verfügbarkeit in Google-Kalendern ansehen, auf die Sie Zugriff haben“: damit der Assistent während des Gesprächs freie Zeiten findet. Loomira sieht nur, ob eine Zeit frei oder belegt ist — nicht, was in Ihren bestehenden Terminen steht.
  • „Termine in Ihren eigenen Google-Kalendern ansehen, erstellen, ändern und löschen“: damit der Assistent den Buchungstermin anlegen und, wenn Sie Änderungen durch Anrufende erlauben, die von Loomira angelegten Termine verschieben oder absagen kann. Eine engere Berechtigung zum Anlegen von Terminen in einem bestehenden Kalender bietet Google nicht an. Andere Termine ändert oder löscht Loomira nie. Um einen eigenen Termin zu verschieben, prüft Loomira, welche Termine sich mit dieser Zeit überschneiden, und nutzt davon nur Beginn und Ende; Titel und weitere Angaben werden sofort verworfen.

Google zeigt die Berechtigungen in der Sprache Ihres Google-Kontos an; die Formulierungen können daher leicht abweichen.

Kalender verbinden

  1. Öffnen Sie im Portal Integrationen und klicken Sie auf der Google-Calendar-Karte auf Verbinden.
  2. Melden Sie sich bei Google an und wählen Sie das Konto, dessen Kalender der Assistent nutzen soll.
  3. Prüfen Sie die drei Berechtigungen und klicken Sie auf Zulassen. Sie kehren ins Portal zurück; die Karte zeigt jetzt Verbunden.
  4. Öffnen Sie den Assistenten, der Termine buchen soll, gehen Sie zu seinem Abschnitt Tools (Schritt 5 „Was er kann“ im Schritt-für-Schritt-Modus; siehe Assistent konfigurieren) und klicken Sie unter Terminbuchung auf Buchungskalender hinzufügen.
  5. Wählen Sie den Google-Kalender, in den der Assistent bucht, und speichern Sie den Assistenten.

Der Buchungskalender wird je Assistent festgelegt. Ein verbundenes Google-Konto kann also mehrere Assistenten mit jeweils eigenem Kalender versorgen.

Wo Buchungen erscheinen

Jeder gebuchte Termin ist ein Eintrag im ausgewählten Kalender. Er enthält den Namen der anrufenden Person, ihre Rufnummer (sofern übermittelt oder im Gespräch genannt) und die Notizen aus der Buchung. Loomira fügt keine Teilnehmer hinzu und versendet keine Einladungen — aus Ihrem Kalender geht also nichts an die anrufende Person. Das Gespräch selbst finden Sie wie gewohnt im Portal (siehe Transkripte & Nachrichten).

Trennen und Zugriff widerrufen

  • Öffnen Sie im Portal Integrationen und klicken Sie auf der Google-Calendar-Karte auf Trennen. Loomira löscht die gespeicherten Zugriffstoken sofort; Assistenten-Tools, die diesen Kalender nutzen, buchen erst nach erneuter Verbindung wieder.
  • Sie können den Zugriff jederzeit auch auf Google-Seite entziehen, unter Drittanbieter-Apps und -Dienste in Ihrem Google-Konto. Entfernen Sie Loomira dort, funktioniert die Verbindung nicht mehr; trennen Sie sie zusätzlich im Portal, damit die Integrationsseite das auch anzeigt.

Für Ihre Google-Workspace-Administration

In Google Workspace können Administratoren einschränken, welche Drittanbieter-Apps auf Unternehmensdaten zugreifen dürfen. Blockiert Ihre Organisation Apps, die nicht ausdrücklich freigegeben sind, endet der Schritt „Verbinden“ mit einer Google-Fehlermeldung statt mit der Einwilligungsseite. Ihre Administration kann Loomira in der Google Admin-Konsole unter Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung → Zugriff von Drittanbieter-Apps verwalten freigeben, indem sie den OAuth-Client von Loomira als vertrauenswürdige App hinzufügt. Die dafür nötige Client-ID wird im Portal neben der Google-Calendar-Integration angezeigt.

Datenschutz

Wie Loomira mit Kalenderdaten umgeht, steht in Abschnitt 5 unserer Datenschutzerklärung: was gelesen, geschrieben und gespeichert wird, wer die Daten erhält, wie sie geschützt und gelöscht werden, dass Kalenderdaten nie verkauft, nie für Werbung und nie zum Training von KI-Modellen genutzt werden und dass Zugriffstoken verschlüsselt in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main) gespeichert und beim Trennen gelöscht werden. Die Nutzung von Informationen aus Google-APIs durch Loomira und ihre Übermittlung an andere Anwendungen richten sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Verbindlicher Wortlaut (Englisch): „Loomira's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“