Nach jedem Gespräch erstellt Loomira ein Transkript. Sie finden es im Anrufprotokoll des Portals und können es sich zusätzlich als vollständiges Protokoll per E-Mail zustellen lassen — so erfahren Sie von jedem Anruf, ohne selbst ins Portal schauen zu müssen.
Ein Transkript ist der vollständige Gesprächsverlauf eines Anrufs in Textform — jede Äußerung von Anrufer und Assistent in ihrer Reihenfolge. Es entsteht unabhängig von einer Audio-Aufzeichnung: Standardmäßig wird kein Audio gespeichert, das Transkript ist die Aufzeichnung des Gesprächs.
Wo finde ich Transkripte im Portal?
Die Seite „Anrufe“ listet alle Gespräche Ihres Workspace — filterbar nach Assistent und Status (laufend, abgeschlossen, fehlgeschlagen). Ein Klick auf einen Anruf öffnet die Detailansicht mit:
- dem Transkript — jede Gesprächsrunde mit Rollenkennzeichnung („Anrufer“ / „Assistent“),
- den Eckdaten — Kanal (Telefon oder Web-Anruf), Sprache, Beginn und Dauer,
- dem Ergebnis — etwa „Ein Termin wurde gebucht“ mit der gebuchten Zeit, oder eine erfolgte Weiterleitung,
- den Zustellungen — welche Benachrichtigungen zu diesem Anruf versendet wurden (dazu unten mehr).
Die Rufnummer der anrufenden Person zeigt das Protokoll aus Datenschutzgründen nur maskiert an (z. B. „+49 ••• 34 56“) — der Klartext erscheint in den Listen nicht. Hintergründe dazu unter Datenschutz.
Welche Anrufe erscheinen im Protokoll?
Alle: klassische Telefonanrufe ebenso wie Web-Anrufe über das Website-Widget — der Kanal ist in der Detailansicht ausgewiesen. Auch gerade laufende Gespräche sind bereits als solche gelistet; ihr Transkript füllt sich nach Gesprächsende. Das Dashboard zeigt zusätzlich die jüngsten Anrufe auf einen Blick, sodass Sie für den Tagesüberblick nicht in die vollständige Liste wechseln müssen.
Wie erhalte ich das Protokoll per E-Mail?
Die E-Mail-Zustellung richten Sie je Assistent im Editor ein (Abschnitt „E-Mail“, siehe Assistent konfigurieren): Sie hinterlegen eine Adresse — Ihr eigenes Postfach oder ein Team-Postfach, niemals das des Anrufers —, und Loomira sendet nach jedem Anruf ein vollständiges Protokoll dorthin. Ein geteiltes Team-Postfach bietet sich an, wenn mehrere Personen Rückrufe übernehmen. Lassen Sie das Feld leer, ist die Zustellung abgeschaltet; das Transkript im Portal entsteht trotzdem.
Was bedeutet der Zustellstatus?
Jede versendete Benachrichtigung durchläuft einen nachvollziehbaren Status: Ausstehend → Gesendet → Zugestellt — oder Fehlgeschlagen, wenn eine Nachricht ihr Ziel nicht erreicht hat. So bleibt pro Anruf belegbar, ob das Protokoll tatsächlich angekommen ist, statt es einfach anzunehmen.
Neben E-Mails können im Zustellprotokoll eines Anrufs auch SMS-Zustellungen erscheinen — etwa Bestätigungen an Anrufende, wo solche im Gesprächsablauf verschickt werden. Beide Kanäle nutzen dieselbe Statusanzeige.
Wie lange bleiben Transkripte erhalten?
Transkripte unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie andere Anrufdaten: Standardmäßig werden sie 30 Tage nach dem Anruf anonymisiert. Details zur Aufbewahrung, zu abweichenden Fristen für Ihren Workspace und zur vorzeitigen Löschung auf Zuruf einer betroffenen Person finden Sie unter Datenschutz.
Beachten Sie, dass per E-Mail zugestellte Protokolle personenbezogene Daten enthalten — behandeln Sie das Empfängerpostfach entsprechend (Zugriffsschutz, keine Weiterleitung an Unbefugte). Die E-Mail-Kopie in Ihrem Postfach liegt in Ihrer Verantwortung und wird von der 30-Tage-Anonymisierung bei Loomira nicht erfasst.